성신여자대학교 법규정보시스템 | 문서규정

문서 규정(전부 개정 2015.09.01.)

제1장 총칙

제1조(목적)

이 규정은 성신여자대학교 (이하 "본 대학교"라 한다) 에서 취급하는 문서의 작성, 처리 및 통제와 그 보관, 보존 등에 관한 사항을 규정함으로써 문서처리의 능률화와 표준화를 기함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

본 대학교에서의 문서의 작성과 처리는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(사무처리의 전자문서화 원칙)

공적인 업무처리는 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 필요한 경우 종이문서로 이를 대체할 수 있으며 시급한 사항 및 경미한 사항은 구두, 전자우편, 전화, 팩스, 녹음, 비디오녹화 등을 이용하여 사무 처리할 수 있다.

제4조(문서관리책임)

①	각 부서의 문서관리 전반에 관한 업무를 총괄하는 문서관리부서는 총무처 인사총무팀으로 하며 총무처장을 문서관리의 총괄 책임자로 한다.(개정 2018.4.1., 2020.2.1.)

②	각 팀장은 그 부서의 문서관리책임자가 되며, 문서관리책임자는 그 부서의 문서담당자를 지정하여야 한다.

③	각 부서의 문서관리책임자는 아래사항을 관리한다.

1.	문서의 수발과 배부에 관한 확인

문서처리의 개선

문서사무의 개선

4.	문서의 분류, 정리, 보관, 보존

④	각 부서의 문서담당자는 문서관리책임자의 지시를 받아 소관문서의 정리, 수발, 배부에 관한 실무를 담당한다.

⑤	각 부서의 문서담당자는 교내전산망을 통한 전자문서의 수신을 수시로 확인하여 해당 부서 전원이 공람 또는 확인할 수 있도록 하여야 하고 긴급 또는 중요한 사항은 결재권자에게 지체 없이 알려야 한다.

제5조(용어의 정의)

본 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1.	"문서"란 본 대학교에서 공무상 작성되어 대·내외적으로 시행되거나 각 부서에서 접수한 모든 서면 및 이에 준하는 것, 주고받는 문서(도면·사진·테이프·디스크·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록 및 전산망 탑재 기록 등을 포함)를 말한다.

2.	"문서처리"란 문서를 다루는 일련의 작업과정을 말한다.

3.	"문서관리"란 완결된 문서를 다루는 일련의 작업과정을 말한다.

4.	"문서함"이란 그룹웨어에서 전자문서를 관리·보관하는 공간을 말한다.

5.	"폐기"란 보존기간이 경과되어 보관가치가 없어진 문서를 승인받아 없애는 것을 말한다.

6.	"전자문서"란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신·수신·저장된 문서를 말한다.

7.	"전산망"이란 컴퓨터로 연결되는 통신 조직망을 말한다.

8.	"결재"란 제출한 문서를 검토하여 허가하거나 승인하는 행위를 말하며, 문서처리규정 제3장 제1절 문서결재에 따라 처리한다.

9.	"위임전결"이란 총장에게 위임받은 자가 위임받은 사항에 대해 결재하는 행위를 말하며, 위임전결규정은 따로 정한다.

10.	"사후보고"란 결재권자가 부재중이고 전결 및 대결에 해당하지 아니 하는 사항에 대하여 먼저 처리한 후 사후 결재를 받는 행위를 말한다.

11.	"공람"이란 수신된 문서의 내용을 공유할 목적으로 동일한 문서에 대해 다수의 구성원을 지정하여 열람시키는 행위를 말한다.

12.	"협조"란 문서작성에 있어 다른 부서의 부서장의 동의가 필요한 경우 이를 처리하기 위한 일련의 행위를 말한다.

13.	"그룹웨어"란 전자문서시스템 및 종합정보시스템을 이용하여 전자결재ㆍ전자우편ㆍ전자문서관리 등의 기능을 처리하도록 만든 컴퓨터 프로그램의 유기적 관리체계를 말한다.

14.	"전자결재"란 그룹웨어의 전자문서시스템 및 종합정보시스템을 활용하여 문서의 작성, 기안, 협조 및 결재 등을 전자적으로 처리하는 것을 말한다.

15.	"서명"이란 기안자ㆍ협조자ㆍ결재권자[제34,35,36조에 따라 결재, 위임전결 또는 대결(代決)하는 자를 말한다. 이하 같다] 또는 발신명의인이 공문서(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

16.	"전자문자서명"이란 기안자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

17.	"전자이미지직인"이란 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.

18.	"전자문서시스템" 이란 문서의 기안ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

제6조(문서의 종류)

문서의 종류는 다음 각 호와 같이 구분한다.

1.	규정문서는 정관ㆍ학칙 및 본교의 제 규정 등에 관한 문서를 말한다.

2.	지시문서는 지시ㆍ일일명령 등 교내 각 부서의 교직원 또는 학생에게 일정한 사항을 지시하기 위하여 작성된 문서를 말한다.

3.	공고문서는 공시ㆍ공고 등 일정한 사항을 교직원, 학생, 기타인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4.	학적관계문서는 학생의 학적사항과 성적 등에 관련된 사항을 기록한 문서를 말한다.

5.	인사관계문서는 교직원의 임용, 해임, 전보, 평가, 상벌, 승진 등의 관련된 사항을 기록한 문서를 말한다.

6.	일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 문서를 말한다.

제7조(문서의 성립과 효력발생)

①	문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 결재를 받은 이후 효력을 발생한다. 다만, 수신대상이 있는 문서는 그 대상에게 도달됨으로써 효력을 발생한다.

②	문서를 전자적 방법으로 발송하는 때에는 발신자가 적절한 방법으로 송신하여 수신자가 해당문서를 전자적인 방법으로 확인가능한 상태가 된 때에 그 효력이 발생한 것으로 한다.

제2장 문서의 작성ㆍ처리 및 통제

제1절 일반사항

제8조(문서의 전자적 처리원칙)

각 부서의 장은 문서의 기안, 협조, 결재, 등록, 시행, 분류, 편철, 보관, 보존, 이관, 접수, 배부, 공람, 검색, 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다. 단, 대외 발송 문서 또는 긴급을 요하는 사항 등 부득이한 경우에는 규격화된 종이문서를 사용할 수 있다.

제9조(문서작성의 일반원칙)

①	문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자, 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

②	문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.

③	문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

(날짜표기 예시) 2015.01.01.

(시간표기 예시) 오후 6시30분 → 18:30

제10조(용지의 색깔 및 규격)

①	문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고 흰색으로 함을 원칙으로 한다.

②	문서의 작성에 쓰이는 용지의 규격은 도면. 통계표. 증명서류 및 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 가로 210mm, 세로 297mm(A4)를 원칙으로 한다.

제11조(용지의 여백)

문서는 용지의 위로부터 25mm, 왼쪽으로부터 20mm, 오른쪽 및 아래로부터 각각 15mm 의 여백을 두어야 한다.

제12조(글씨)

①	문서에 쓰는 글자의 색깔은 검정색 또는 청색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의, 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

②	글씨는 한글의 경우는"글"프로그램에서 제공하는 굴림체 계열을, 영문은 Arial체를 쓰는 것을 원칙으로 한다. 다만, 디자인 서식이 사용되는 경우는 예외로 할 수 있다.

제13조(문서의 수정)

①	결재 받은 종이문서의 일부분을 삭제하거나 수정하여야할 때에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아야 한다. 다만, 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우에는 해당문서의 최종결재권자 승인을 받아 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 두 선을 그어 삭제, 수정하고 삭제 또는 수정한 자가 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다.

②	결재를 받은 전자문서의 일부분을 삭제하거나 수정하여야할 때에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하여야 한다. 재작성 시, 결재권자의 요구가 있으면 재작성 전의 원 문서를 관련 문서로 첨부하여야 한다.

③	부서 내 중간 또는 최종결재권자는 전자문서의 결재 도중 단순한 내용 수정이 요구되는 경우에 재 기안을 지시하는 대신 직접 수정기능을 이용하여 수정한 후 결재하되 수정이력은 문서정보로 보존하여야 한다.

제14조(문서의 간인)

①	2매 이상으로 이루어진 문서가 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 제2호의 각 호의 구분에 따라 쪽번호 또는 발급번호를 표시하거나 간인 등을 하여야 한다.

1.	전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 경우

2.	사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3.	허가. 인가 등록 등에 관계되는 문서

②	종이문서의 경우 관인 관리자가 관인을 이용하여 간인하고 증빙서류 등 간인을 갈음하여 천공 방식으로 표시할 수 있다. 전자문서의 경우 전자적으로 관리되므로 별도의 간인을 하지 않는다.

제15조(문서의 면표시)

①	문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 <별표1>과 같이 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입한다.

②	첨부 서류에는 각 첨부물별로 <별표1>과 같이 면 표시를 한다.

③	전자문서의 경우 그룹웨어 전자문서시스템의 표시 규칙에 따른다.

제16조(문서의 금액 표시)

문서 및 유가증권에 금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되 숫자 다음에 괄호를 하고 다음 예시와 같이 한글로 기재하여야 한다.

(금액표기 예시) 금1,936,428원(금일백구십삼만육천사백이십팔원)

제2절 문서의 구성

제17조(문서의 구성)

문서는 다음 각 호와 같이 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

1.	두문은 발신기관명. 수신란으로 한다. 수신기관이 2개 이상일 때에는 "수신자 참조"라 쓰고 결문의 발신명의 왼쪽 아래에 수신자란을 설정하여 수신기관장명을 ","로 구분하여 표시하고 필요한 경우 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관장명을 기재한다. 다만, 수신기관장명 또는 보조기관장명이 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당부서장 등으로 쓴다.

(수신자 표기예시) ∨표는 1칸 표시

수신자∨∨◯◯기관장(◯◯부서장), ◯◯◯기관장(◯◯◯부서장)

2.	본문은 제목, 내용, 붙임으로 한다. 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하며 내용은 그 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성한다. 첨부물이 있을 경우에는 본문 종료 줄에서 한 줄을 띄우고 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 제19조(항목구분)의 규정에 의하여 나누어 표시한다.

결문은 발신명의, 수신자란(수신기관이 2개 이상일 경우에 해당), 기안자, 협조자, 결재권자의 직위명과 성명, 전결(대결)여부, 결재일, 문서시행 각 부서명과 일련번호 및 시행일자, 문서접수 각 부서명과 일련번호 및 접수일자, 발신기관의 우편번호, 도로명주소, 홈페이지주소, 기안자의 전화번호, 팩스번호, 전자우편주소, 공개구분으로 한다. 결재일은 최종 결재권자 성명란 상단에 "월/일"을 "MM/DD"의 방식으로 표시하며 시행일자는 결재일과 동일한 날짜를 "(YYYY.MM.DD.)"의 방식으로 표시한다. 시행문을 접수하는 경우에는 접수란에 접수등록번호와 함께 접수하는 날짜를 "(YYYY.MM.DD.)"의 방식으로 표기한다. 전결(대결)의 경우, 전결권자(대결권자)의 성명란 상단에 "전결(대결)"을 표기한다.

제18조(시행 및 접수 문서번호 구성)

①	시행 및 접수 문서번호는 각 부서명과 일련번호로 구성되며 학년도별로 초기화한다. 부서명은 별도의 부서별 약어를 사용하지 않으며 일련번호 뒤에 "호"를 붙이지 않는다. 다만 각 부서명이 10자를 초과하는 경우에는 약칭을 사용할 수 있다.(개정 2020.2.1.)

(전자문서 문서번호 예시) 인사총무팀-00001

②	종이문서의 경우 일련번호 앞에 "P"를 붙여 전자문서의 문서번호와 구분한다.(개정 2020.2.1.)

(종이문서 문서번호 예시) 인사총무팀-P00001

제19조(항목구분)

문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 각 호에 의하여 표시하여야 한다.

1.	첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4.,…로 나누어 표시한다.

2.	둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라. …로 나누어 표시한다.

3.	셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4), …로 나누어 표시한다.

4.	넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라), …로 나누어 표시한다.

5.	다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4), …로 나누어 표시한다.

6.	여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라), …로 나누어 표시한다.

7.	일곱째항목의 구분은 ①, ②, ③, ④, …로 나누어 표시한다.

8.	여덟째항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …로 나누어 표시한다.

9.	제2호, 제4호, 제6호, 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거)…로 이어 표시한다.

제20조(끝 표시)

①	문서의 "끝" 표시는 <별표5>와 같이 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"자를 쓰며 본문에 첨부물이 있을 때에는 붙임 표시문 마지막에 한 자 띄우고"끝"표시를 하여야 한다.

②	본문이나 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 자 띄우고"끝"자를 표시하여야 한다.

③	문서의 기재 사항이 표로 끝나는 경우의 "끝"표시는 <별표5>와 같이 표시하여야 한다.

④	제28조의 규정에 의한 일괄기안의 경우의 "끝"표시는 각안마다 제1항 내지 제3항의 규정에 의하여 표시하여야 한다.

제21조(첨부물의 표시)

문서에 참고자료, 서식 등 첨부물이 있을 때에는 <별표5>와 같이 본문이 끝난 줄 다음의 한 줄을 띄우고 "붙임"의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되 첨부물이 2가지 이상일 때에는 연번으로 항목을 구분하여 표시한다.

제22조(발신명의)

①	문서는 총장의 명의로 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 총장이 지정하는 문서는 본 대학교 직인규정에 의하여 직인이 비치되어 있는 부서의 부서장 명의로 발신할 수 있다.

②	교내 각부서간에 발송되는 문서는 각부서장의 명의로 발신한다.

③	대외 발송 문서일 경우에는 기관명과 총장(또는 부서장명)을 함께 표기하는 것을 원칙으로 하나 대내 발송 문서일 경우에는 기관명을 생략하고 총장(또는 부서장명)만 표기한다.

(발신명의 예시) 대외발송문서 → "성신여자대학교 총장",

대내발송문서 → "총장"

④	내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제23조(직인 등록 및 철인 사용)

①	총장 직인외의 각종 직인(부총장, 대학원장, 처장, 학장, 부속기관장 등)은 일정한 절차에 의하여 인사총무팀에 등록하여야 하며 관련 업무는 직인 규정에 의하여 인사총무팀에서 처리한다.(개정 2020.2.1.)

②	전자문서시스템에 직인을 등록하여 사용하고자 할 경우는 별지 제5호 서식에 의하여 인사총무팀에 등록하여 사용하여야 한다.(개정 2020.2.1.)

③	종이문서 작성 및 시행에 있어 특별히 필요하다고 인정되는 경우에는 철인을 사용할 수 있다.

제24조(직인날인 및 직인생략)

①	총장 명의 또는 행정부서장 명의로 발송하는 문서와 임용장, 상장, 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 날인함을 원칙으로 하며 본 대학교 또는 해당부서장의 직인(전자이미지직인을 포함)을 찍거나 서명한다.

②	전자문서인 경우에는 최종 결재권자의 결재 후 시행문 변환 시 전자이미지 관인이 자동적으로 생성되도록 하여야 한다.

③	직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 각 부서 장의 직인 인영을 인쇄하여 사용하고자 하는 때에는 해당 부서장의 승인을 얻기 전에 당해 직인을 관리하는 부서의 장과 협의하여야 한다. 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.

④	단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보 등을 위한 경미한 내용의 문서에는 직인을 생략할 수 있다. 이 경우 발신명의 표시의 오른쪽에 <별표2> 의 "직인생략"표시를 하여야 한다.

⑤	직인의 위치는 그 기관 또는 직위의 명칭의 마지막 글자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.

⑥	직인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 직인인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.

⑦	제1항에 의한 직인을 찍을 경우 그 근거를 보존할 필요가 있다고 인정되는 경우에는 계인을 찍는다.

제3절 문서의 접수 및 처리

제25조(문서의 접수)

①	모든 대외문서는 인사총무팀에서 접수함을 원칙으로 한다. 각 부서에서 직접 받은 대외문서는 지체 없이 인사총무팀에 인계하여야 한다.(개정 2020.2.1.)

②	대외 전자문서는 인사총무팀의 문서담당자가 그룹웨어 전자문서시스템을 통해 1차 접수를 하여 각 부서에 인계한다. 대외 전자문서의 접수 관리는 전자문서시스템을 통해 자동 관리한다.(개정 2020.2.1.)

③	대외 종이문서는 인사총무팀의 문서담당자가 별지 제6호 서식에 의한 "대외문서접수대장"에 접수번호와 접수일시 등을 기재한 후 각 부서에 인계한다.(개정 2020.2.1.)

③	모든 대내문서는 각 부서에서 직접 접수함을 원칙으로 하며 서담당자가 별지 제6호 서식에 의한 "문서접수대장"에 접수번호와 접수일시 등을 기재하여 관리하여야 한다.

제26조(문서의 분류 및 처리)

①	인사총무팀은 접수한 문서를 분류하여 지체 없이 각 부서로 송부해야 한다.(개정 2020.2.1.)

②	접수한 문서가 2개 이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다.

③	문서를 받은 각 부서의 문서담당자는 해당 업무 담당자를 지정하고, 해당 업무 담당자는 문서의 내용에 따라 결재선을 지정하여 결재를 받아야 한다. 결재를 마친 문서는 해당 업무 관련자에게 공람 게시하도록 한다.

④	결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지정할 수 있으며 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정할 수 있다.

제27조(문서의 반송)

각 부서는 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 송부 받은 때에는 사유를 명시하여 지체 없이 인사총무팀에 반송하여야 하며 인사총무팀은 해당 문서를 즉시 재 배부 하여 각 부서로 보내야 한다.(개정 2020.2.1.)

제4절 문서의 작성

제28조(기안)

①	문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 특성상 전자문서의 사용이 적절하지 않은 경우 또는 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

②	문서의 기안은 별지 제1호 서식의 기안문서(이하 "기안문"이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.

③	2곳 이상의 부서장의 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 기관에서 기안하여야 한다.

④	총장의 결재를 받아야 하는 경우에 사용하는 기안문서는 별지 제1호 서식을 사용하되 특별한 결재절차에 사용하는 기안문서의 서식은 따로 정하여 사용할 수 있다.

⑤	기안은 담당자가 함을 원칙으로 한다. 다만, 중요하다고 인정되는 기안문은 팀장이 할 수 있다.

⑥	내부결재 또는 내부보고 문서에 별지 제1호 서식을 사용하며 수신란에 "내부결재", "보고"의 표시를 한다.

⑦	기안에 부속되는 계산서. 통계표 그 밖의 작성상의 기술적 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 서명 또는 날인한다.

제29조(일괄기안)

①	상호관련이 있는 문서로써 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정할 때에는 제1안, 제2안 등으로 각각 구분하여 작성한다.

②	결재 완료된 기안문서를 시행문서로 작성할 때에는 각 안별로 따로 작성하되 특별한 경우를 제외하고는 동일한 문서번호로 같은 일시에 시행하여야 한다.

제30조(장부에 의한 기안)

정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 허가증명서 및 인가증명서 등의 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하지 아니하고 그 내용을 관계 장부에 의거 처리할 수 있다.

제31조(협조)

①	문서의 내용이 다른 부서나 기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서 혹은 기관의 협조를 받아야 한다. 협조자는 협조자란에 서명 또는 날인한다.

②	협조자는 협조할 문서의 내용에 대하여 의견이 있을 때에는 해당 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

③	협조자는 동의할 수 없는 이유로 서명을 거부할 수 없다.

제32조(기안자등의 표시)

기안문서 작성 시, 기안자 등의 표시는 별지 제1호 서식에 의한다. 직책이 있는 경우에는 직책을, 직책이 없는 경우에는 표시하지 않는다.

제33조(협조문)

①	문서의 협조문은 각 부서 상호간에 업무협조, 업무연락, 통보 등에 사용하며 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 특성상 전자문서의 사용이 적절하지 않은 경우 또는 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

②	전자문서의 협조문은 별지 제3호 서식으로 하여야 한다. 단, 1항의 단서사항에 의거 종이문서를 사용할 경우 별지 제4호 서식을 사용한다.

제5절 문서의 결재 및 시행문의 생성

제34조(결재)

①	문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

②	결재에 있어 결재권자가 부결 또는 의견을 달리할 때에는 그 사유를 명시하여 반송한다.

③	결재란이 설정되어 있지 않은 문서는 문서의 상부한계선 또는 기타 여백에 결재란을 설정하여 결재를 받는다.

④	결재의 표시는 제5조 16항에 정의한 전자문자서명으로 한다. 다만, 종이문서의 경우 결재권자의 인장 또는 사인으로 할 수 있다.

⑤	신속히 전달되거나 처리되어야 할 문서에는 "긴급결재"로 설정하여 처리한다.

⑥	문서의 내용이 보안을 요하거나 비밀에 해당하는 경우에는 보안등급을 설정하여 "보안결재"로 처리한다.

제35조(전결)

①	총장은 사무의 내용에 따라 각 기관장, 부서장, 팀장 등으로 하여금 위임 전결하게 할 수 있으며 위임전결 사항은 본 대학교의 위임전결규정이 정한 바에 따른다.

②	전결의 표시는 <별표7>에 따라 전결권자의 서명란 위에 "전결" 표시를 한 후 결재하되 서명하지 아니하는 사람의 결재란은 설치하지 아니한다.

③	전결한 문서를 시행할 때에는 그 시행문의 발신명의 밑에 <별표7>에 의한 전결표시를 하여야 한다.

제36조(대결)

결재권자가 출장. 휴가 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있으며 내용이 중요한 문서는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

제37조(시행문의 생성)

①	기안한 문서는 최종 결재자의 결재가 된 동시에 별지 제2호 서식의 시행문서로 전환되어 발신된다. 다만 종이문서의 경우에는 수신자별로 시행문서를 작성하여야 한다.

②	부서장이 소속 교직원 또는 팀(과)에 단순 업무에 대한 지시, 단순한 자료 요구, 업무연락, 통보, 공지 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다.

제6절 문서의 등록, 통제 및 발송

제38조(문서의 생산등록)

①	종이문서를 생산 또는 접수한 때에는 각 부서별로 별지 제7호 서식에 의한 "문서색인목록", 별지 제6호 서식에 의한 "문서접수대장"에 해당 문서를 등록하여 문서번호 또는 접수번호를 부여하고 해당 문서번호 또는 접수번호를 문서에 표기하여야 한다.

②	전자문서를 생산 또는 접수한 때에는 그룹웨어에서 자동 생산, 등록되며 각 부서에서 임의로 삭제 또는 수정하지 못하도록 관리하여야 한다.

③	문서의 문서번호와 접수번호는 제18조에 의거, 각 부서명과 학년도별 일련번호로 구성한다.

④	문서번호는 결재권자의 결재가 끝난 후 부여하며, 접수번호는 접수와 동시에 부여한다.

제39조(대외문서 통제)

①	대외문서의 통제에 관한 업무를 관장하기 위하여 총무처 인사총무팀 팀장을 문서관리책임자로 둔다.(개정 2018.4.1., 2020.2.1.)

②	1항의 문서관리책임자가 대외문서 발송을 통제할 때에는 다음 사항을 심사하여야 하며 미비 또는 위반사항이 발견되면 그 사항을 해당 부서에 통보하여 보완하도록 하여야 한다.

1.	결재권자의 결재여부

2.	기안문과 시행문의 일치여부

3.	분류번호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락여부

4.	전결. 대결 구분 여부

5.	첨부물의 첨부 여부

6.	문서처리 기한의 경과 여부

7.	기타 : 문서관리책임자는 대외문서 심사가 완료된 때에는 <별표3>에 의한 문서통제 검열인을 찍어야 한다.

제40조(시행문의 발송)

①	문서의 발송은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 특성상 전자문서의 사용이 적절하지 않은 경우 또는 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

②	대외문서의 발송은 제38조에 의한 심사를 받아야 하며 인사총무팀이 발송하고 대내문서는 각 부서에서 직접 발송한다.(개정 2020.2.1.)

③	제1항의 단서사항에 의해 종이문서로 발송할 때 직인의 날인 또는 서명의 진위여부를 확인한 다음 별지 제6호 서식의 문서발송대장에 기록하고 문서번호를 부여하여 인사총무팀에서 발생한다.(개정 2020.2.1.)

제3장 문서의 분류와 편철

제1절 문서의 분류

제41조(분류원칙)

문서분류의 원칙은 다음 각 호와 같다.

1.	일관성의 원칙 : 문서분류체계에 의하여 분류하되 담당자 또는 조직이 바뀌어도 그 일관성 및 계속성을 유지하도록 한다.

2.	상호배제의 원칙 : 일정한 분류기준에 의하여 분류된 항목들간의 개념의 한계가 명확하여 중복이 없어야 하며, 애매모호한 표현은 금지한다.

3.	발생순서별의 원칙 : 업무진행에 따른 발생순으로 분류하여 검색 및 활용이 용이해야 하며, 최근 발생분이 위쪽에 위치한다.

제42조(문서의 분류)

①	전자문서시스템도입 이전(2015.09.01.)의 종이문서의 분류는 다음 각 호와 같은 기능별 분류를 원칙으로 한다.

1.	1차 분류(대분류) : 대학전체의 업무분장상 기본업무를 기준으로 분류하며 처(팀)단위 업무수준으로 분류함을 원칙으로 한다.

2.	2차 분류(중분류) : 1차 분류에 속하는 업무를 그 하위 기능별로 분류하는 문서의 중분류로서 그 기준은 처내의 주요업무를 기준으로 내용을 분류한다.(칼라단위)

3.	3차 분류(소분류) : 2차 분류에 속하는 업무를 그 하위 기능으로 분류하는 문서의 소분류로서 그 기준은 담당 업무내용별로 분류한다.(문서보관상자 단위)

4.	4차 분류(세분류) : 3차 분류에 속하는 업무를 그 하위 기능으로 분류하는 문서의 최하위 분류로서 그 기준은 단위 업무별 사무수준으로 한다.(화일단위)

5.	5차 분류(상세분류) : 4차 분류를 세분한 것으로서 문서의 건명으로 분류한다.

②	전자문서 및 전자문서시스템 도입 이후의 종이문서 분류는 다음 각 호와 같은 기능별 분류를 원칙으로 한다.

1.	Level 1 : 공통업무, 대학행정, 대학원행정으로 분류하며 대학전체의 기본업무수준으로 분류함을 원칙으로 한다.

2.	Level 2 : Level 1의 업무를 구성하는 "처" 단위 차원에서 수행되는 업무기준으로 분류함을 원칙으로 한다.

3.	Level 3 : Level 2의 업무를 구성하는 "팀" 단위 차원에서 수행되는 업무기준으로 분류함을 원칙으로 한다.

4.	Level 4 : Level 3의 업무를 구성하는 단위업무기준으로 분류함을 원칙으로 한다.

5.	Level 5~6: Level 4에 대한 편철단위업무기준으로 분류함을 원칙으로 한다.

③	2항에 준한 문서분류는 Level 1~4 까지로 분류함을 원칙으로 하며 업무의 특성에 따라 Level 5~6단계를 추가하여 사용할 수 있다.

제43조(문서의 분류 CODE)

①	종이문서의 분류 CODE는 다음 각 호와 같은 분류를 원칙으로 한다.

1.	영속적인 CODE운영 : 변경 없이 영구적으로 사용할 수 있도록 CODE를 부여한다.

2.	대학공통 CODE는 각 팀별로 공통적으로 이루어지는 업무는 대학공통으로 묶어 각 팀은 반드시 지정코드를 사용한다.

3.	대, 중, 소, 세분류에서 "A"코드는 반드시 "공통"코드로 사용한다.

②	전자문서의 분류 CODE는 전자문서시스템 관리기준에 따른다.

제2절 문서의 편철

제44조(문서의 편철)

①	문서의 편철은 종이문서에 관한 사항을 규정하며 다음 각 호와 같은 편철을 원칙으로 한다.

1.	문서는 매 안건마다 그 발생. 경과 및 완결 순으로 최근 문서가 위로 오도록 1건으로 합철하여 별지 제7호 서식의 문서색인목록을 권두에 붙여 편철하여야 한다. 첨부물이 인쇄물 또는 책자로 되어 있어 합철하기가 곤란한 특수문서의 경우 별도의 색인목록을 만들어 보관한다.

2.	문서는 발생학년도별로 구분하여 편철함을 원칙으로 하며, 편철방법은 좌철을 원칙으로 하고, 필요에 따라 상철도 가능하다.

3.	문서철에 철하는 문서의 양은 100-150매를 기준으로 한다.

4.	문서철내의 면표시는 전체면수를 기입하지 아니하고 문서의 아래 왼쪽에 그 면의 일련번호만을 기입한다.

②	전자문서의 편철은 전자문서 분류원칙에 따라 자동 편철 된다.

제4장 문서의 보관ㆍ보존

제1절 문서의 보관

제45조(문서의 보관)

①	문서의 보관이라 함은 처리완결부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

②	종이문서는 제3장에 의거 분류, 편철한 후 학년도별로 문서보관상자에 폴더별로 보관한다.

③	전자문서는 전자문서시스템의 문서보관함에 보관한다.

④	완결되지 아니한 미결문서는 완결될 때까지 업무담당자별로 미결문서함에 보관한다.

제46조(인계ㆍ이관)

①	종이문서는 제46조에 의거 인계ㆍ이관하고 별지 제8호 서식에 의한"보존문서대장인계이관서" 2부를 작성하여 인수자 인을 받아 1부는 자체 보관하고 1부는 문서와 함께 인사총무팀에 인계, 이관하여 보존한다.(개정 2020.2.1.)

②	인사총무팀은 매년 문서이관 일정을 계획하여 문서이관을 실시하고 각 부서에서 문서이관 필요사유가 발생했을 경우 인사총무팀의 승인을 거친 후 이관할 수 있다. 단, 회계증빙서류는 재무회계팀에서 별도로 운영한다.(개정 2020.2.1.)

③	전자문서는 부서문서함에서 프로그램에 의하여 전자문서시스템의 해당부서 보관함으로 이관한다.

제2절 문서의 보존

제47조(문서의 보존)

①	보존기간이 만료된 종이문서는 다음 각 호에 따라 이를 보존하여야 한다.

1.	보존기간이 3년 미만 문서는 각 부서에서 정리ㆍ 보존한다.

2.	보존기간이 5년 이상 문서는 제52조 규정에 의하여 인사총무팀에 이를 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 총무처장이 정리, 보관 및 참고의 편의를 위하여 각 부서별 보관이 필요하다고 인정할 때에는 각 부서에서 보관할 수 있다.(개정 2018.4.1., 2020.2.1.)

3.	수시로 열람할 필요가 있는 문서는 5년까지 각 부서에서 보존할 수 있다.

4.	학적관계 문서의 보존은 각 부서에서 각각 보존한다.

②	전자문서의 보존은 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보관할 수 있으며 전자문서를 보존 관리하는데 있어 멸실, 분실, 도난, 유출, 변조 또는 훼손되지 않도록 필요한 안전장치를 하여야 하며 전자문서를 읽을 수 있는 장치와 프로그램을 확보, 유지해야 한다.

제48조(보존연한 설정단위)

①	종이문서의 보존연한은 폴더단위로 한다. 단, 소분류단위로도 설정이 가능하다.

②	전자문서의 보존연한은 전자문서함의 최종 분류단계별로 설정된 보존연한 기준에 따른다.

③	장부는 대장, 전표철 단위로 한다.

④	전산자료는 전산자료철 단위로 한다.

제49조(문서의 보존방법)

①	종이문서는 생산년도, 분류번호 및 보존 기간별로 보존하여야 하며 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 각 부서와 인사총무팀에서는 별지 제9호 서식에 의한 "보존문서대장"을 비치하여야 한다.(개정 2020.2.1.)

②	전자문서는 전자문서시스템상에 보존한다.

제50조(보존문서 관리)

①	종이 보존문서는 본 대학교 지정서고에 보관한다.

②	종이 보존문서는 매년 1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며 보존장소의 적절한 온ㆍ습도 유지 및 소독을 철저히 하여 항상 청결하게 관리하여야 한다.

③	전자 보존문서는 전자문서시스템상에 보존하며 지속적으로 백업을 실시하여 시스템 오류에 대해하여야 한다.

제3절 열람 및 대출

제51조(문서의 열람, 대출)

①	인사총무팀에 보관중인 종이문서의 열람은 해당 업무담당자와 팀장, 부서장 및 그 권한을 인정받은 자로 제한한다. 문서를 열람, 대출하고자 할 때에는 별지 제10호 서식에 의한 "보존문서열람(대출)신청서"를 작성, 제출해야 하며 총무처장의 승인을 받아 열람. 대출할 수 있다. 보존문서의 열람, 대출기간은 3일 이내로 하며 필요할 경우 연장할 수 있다. 단, 문서의 등급 및 성격에 따라 열람, 대출을 불허할 수 있다.(개정 2018.4.1., 2020.2.1.)

②	전자문서를 열람하고자 할 때는 인사총무팀에 의뢰하여야 하며 그 방법은 전항과 동일하다.(개정 2020.2.1.)

제4절 보존기간

제52조(보존기간)

문서는 다음 각 호의 구분에 따르며, 문서별 보존기간은 총장이 따로 정한다.

1.	영구 ： 영속적 성질이 있는 문서로서 후일 영구히 증거 또는 참고의 필요가 있거나 중요연혁을 증명할 문서로서 원본을 마이크로필름으로 촬영한 후 원본과 필름을 영구히 보존할 문서

2.	준영구 : 영구 문서에 속하지 아니하나 후일 장기간 증거 또는 참고가 되는 문서로서 30년 초과 영구이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

3.	30년 : 제2호에 속하지 아니하는 문서로서 10년 초과 30년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

4.	10년 : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 5년 초과 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

5.	5년 : 제4호에 속하지 아니하는 문서로서 3년 초과 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

6.	3년 : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

7.	1년 : 1회로서 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고가 필요 없는 문서

제53조(보존기간의 변경)

인사총무팀 및 각 부서의 문서담당자는 매년1회 행정여건의 변화. 관계법령의 변경 등에 따른 문서의 보존기간 변경 여부를 검토하여 그 보존기간의 연장 또는 단축이 필요하다고 인정될 때에는 총장의 승인을 얻어 변경할 수 있다.(개정 2020.2.1.)

제54조(기산)

문서의 보존기간 기산일은 당해문서를 처리 완결한 날이 속하는 학년도의 다음 학년도 3월 1일로 한다. 다만, 처리완결된 문서라 할지라도 졸업당해년도까지 보존되어야 할 해당문서에 대한 완결년도는 졸업년도를 기준으로 한다.

제5절 문서의 보안

제55조(문서의 보안)

문서의 보안이라 함은 생산된 문서를 보안등급에 따라 관리함으로써 불법적으로 대출, 검색, 열람, 유통되는 것을 방치함을 의미한다.

제56조(문서의 보안등급)

①	문서생산자는 문서의 생산단계에서 다음 각 호의 보안등급에 따라 문서 보안등급을 설정해야 한다.

공개(일반문서)

비공개(비밀문서)

3.	비공개(대외비문서)

②	비밀문서 및 대외비문서(이하 "보안문서"라 한다)는 각 부서에서 철저히 관리하여야 한다. 전자문서의 경우 보안문서에 대한 비밀번호 관리를 철저히 하여야 한다.

제57조(문서의 보안관리)

①	인사총무팀 문서담당자는 문서의 보안등급에 따른 검색, 열람, 유통을 철저히 통제하여야 한다.(개정 2020.2.1.)

②	총장은 문서의 보안 유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 마련하여야 한다.

제5장 문서의 폐기

제58조(보존기간 경과 문서의 폐기)

①	각 부서에서 보관중인 문서 중에서 이관하지 않고 보존기간이 경과하여 폐기할 종이문서는 매 학년도 정기이관 시, 별지 제11호 서식에 의한 "폐기문서대장인계이관서" 2부를 작성하여 인수자 인을 받아 1부는 자체 보관하고 1부는 문서와 함께 인사총무팀에 인계, 이관하여 폐기한다.(개정 2020.2.1.)

②	총무처장은 각 부서로 부터 이관 받은 폐기 문서와 인사총무팀에서 보존 중인 문서 중에서 보존기관이 경과된 문서에 대해 문서폐기심의위원회를 거쳐 폐기를 진행하고 폐기연도를 연장할 수 있으며 문서의 최종 폐기는 총장의 승인을 받아 처리한다.(개정 2018.4.1., 2020.2.1.)

③	최종 문서폐기가 결정된 문서는 보존문서 기록대장에 빨간색 글씨로 폐기일자를 기입하고 해당문서는 <별표4>의 폐기인을 날인하여 폐기하여야 한다.

④	보조기관 및 보조기관 상호간에 수발되는 대내문서에 대하여 각 부서에서는 이를 처리, 완결할 때 문서접수대장에 폐기내용을 기재한 후 이를 폐기할 수 있다.

⑤	2항에 의하여 폐기하는 문서 중에서 본교 역사연구에 참고가 된다고 인정되는 문서가 있을 때에는 이를 참고문서로 재정리 보관할 수 있다.

⑥	전자문서는 별도 폐기하지 않으며 제52조에 의거 보존기관 경과 시, 폐기된 것으로 본다.

제59조(문서폐기심의위원회 설치)

①	문서를 폐기하고자 할 때는 문서폐기심의위원회(이하 "위원회"라 한다)의 심의를 거쳐야 한다. 다만, 보존기간이 3년 미만인 보존문서는 그러하지 아니할 수 있다.

②	위원회는 위원장 1인을 포함한 5인의 위원으로 구성하고 위원장은 총무처장이 되며 위원의 임명, 임기, 의사정족수, 그 밖의 위원회 운영에 관하여 필요한 사항은 따로 정한다.(개정 2018.4.1., 2020.2.1.)

제60조(폐기문서의 처리)

폐기가 결정된 문서는 원형의 내용을 알 수 없도록 소각, 세절 등 보안을 준수할 수 있는 방법으로 폐기한다.

제6장 사후관리

제61조(사후관리)

①	사후관리의 기본방향은 문서관리를 통하여 대학의 자산인 정보활용을 극대화 시키고 이를 전 교직원에게 확산, 정착시키는데 있다.

②	인사총무팀은 매년 2회씩 전 직원대상의 교육을 실시하고 또한 신입사원 입사시마다 문서관리에 대한 교육을 실시하여 문서관리의 지속적 운영을 기하여야 한다.(개정 2020.2.1.)

③	인사총무팀은 매분기에 1회씩 체크리스트에 의해 정기문서점검을 실시하고 점검결과를 처/팀장회의에 발표한다.(개정 2020.2.1.)

④	각 부서는 매분기 첫째 주 금요일을 문서정리의 날로 지정하여 부서별 문서담당자를 중심으로 처/팀장 주관 하에 정리결과를 자체 점검하고 점검결과를 인사총무팀에 즉시 통보한다.(개정 2020.2.1.)

제7장 보칙

제62조(보칙)

①	이 규정이 정하지 아니한 사항은 "행정업무의 효율적 운영에 관한 규정"을 준용한다.

②	이 규정의 개정은 본 대학교 절차에 따른다. 다만, 별표 및 별지 내용의 변경, 추가, 삭제는 총무처장의 전결로 시행할 수 있다.(개정 2018.4.1., 2020.2.1.)

부 칙

① (시행일) 이 규정은 1992년 9월 1일부터 시행한다.

② (폐지) 이 규정 시행과 동시에 종전 시행하던 "문서보관 및 보존규정"은 이를 폐지한다.

③ (경과조치) 이 규정 시행 당시 이미 인쇄된 종전의 서식은 이 규정에 의한 서식과 함께 사용할 수 있다.

부 칙

이 개정 규정은 1993년 2월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 개정 규정은 1994년 3월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 개정 규정은 1998년 9월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 개정 규정은 2002년 10월 1일부터 시행한다.