문서는 다음 각 호의 구분에 따르며, 문서별 보존기간은 총장이 따로 정한다.
| 1. | 영구 ： 영속적 성질이 있는 문서로서 후일 영구히 증거 또는 참고의 필요가 있거나 중요연혁을 증명할 문서로서 원본을 마이크로필름으로 촬영한 후 원본과 필름을 영구히 보존할 문서 |
| 2. | 준영구 : 영구 문서에 속하지 아니하나 후일 장기간 증거 또는 참고가 되는 문서로서 30년 초과 영구이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서 |
| 3. | 30년 : 제2호에 속하지 아니하는 문서로서 10년 초과 30년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서 |
| 4. | 10년 : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 5년 초과 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서 |
| 5. | 5년 : 제4호에 속하지 아니하는 문서로서 3년 초과 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서 |
| 6. | 3년 : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서 |
| 7. | 1년 : 1회로서 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고가 필요 없는 문서 |
