본 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
| 1. | "문서"란 본 대학교에서 공무상 작성되어 대·내외적으로 시행되거나 각 부서에서 접수한 모든 서면 및 이에 준하는 것, 주고받는 문서(도면·사진·테이프·디스크·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록 및 전산망 탑재 기록 등을 포함)를 말한다. |
| 2. | "문서처리"란 문서를 다루는 일련의 작업과정을 말한다. |
| 3. | "문서관리"란 완결된 문서를 다루는 일련의 작업과정을 말한다. |
| 4. | "문서함"이란 그룹웨어에서 전자문서를 관리·보관하는 공간을 말한다. |
| 5. | "폐기"란 보존기간이 경과되어 보관가치가 없어진 문서를 승인받아 없애는 것을 말한다. |
| 6. | "전자문서"란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신·수신·저장된 문서를 말한다. |
| 7. | "전산망"이란 컴퓨터로 연결되는 통신 조직망을 말한다. |
| 8. | "결재"란 제출한 문서를 검토하여 허가하거나 승인하는 행위를 말하며, 문서처리규정 제3장 제1절 문서결재에 따라 처리한다. |
| 9. | "위임전결"이란 총장에게 위임받은 자가 위임받은 사항에 대해 결재하는 행위를 말하며, 위임전결규정은 따로 정한다. |
| 10. | "사후보고"란 결재권자가 부재중이고 전결 및 대결에 해당하지 아니 하는 사항에 대하여 먼저 처리한 후 사후 결재를 받는 행위를 말한다. |
| 11. | "공람"이란 수신된 문서의 내용을 공유할 목적으로 동일한 문서에 대해 다수의 구성원을 지정하여 열람시키는 행위를 말한다. |
| 12. | "협조"란 문서작성에 있어 다른 부서의 부서장의 동의가 필요한 경우 이를 처리하기 위한 일련의 행위를 말한다. |
| 13. | "그룹웨어"란 전자문서시스템 및 종합정보시스템을 이용하여 전자결재ㆍ전자우편ㆍ전자문서관리 등의 기능을 처리하도록 만든 컴퓨터 프로그램의 유기적 관리체계를 말한다. |
| 14. | "전자결재"란 그룹웨어의 전자문서시스템 및 종합정보시스템을 활용하여 문서의 작성, 기안, 협조 및 결재 등을 전자적으로 처리하는 것을 말한다. |
| 15. | "서명"이란 기안자ㆍ협조자ㆍ결재권자[제34,35,36조에 따라 결재, 위임전결 또는 대결(代決)하는 자를 말한다. 이하 같다] 또는 발신명의인이 공문서(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다. |
| 16. | "전자문자서명"이란 기안자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다. |
| 17. | "전자이미지직인"이란 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다. |
| 18. | "전자문서시스템" 이란 문서의 기안ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다. |
