일반문서중 발신을 위한 시행문서(이하 "시행문"이라 한다)는 별지 제2호 서식(SWU-QP-4231-2)에 의하여 다음과 같이 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.
| 1. | 두문은 발신기관명. 수신란으로 한다. 수신기관이 2개 이상일 때에는 "수신자참조"라 쓰고 결문의 발신명의 왼쪽 아래에 수신자란을 설정하여 수신기관명을 ","로 구분하여 표시하여야 한다. |
| 2. | 본문은 제목, 내용, 붙임으로 한다. 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하며 내용은 그 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성한다. 붙임물이 있을 경우에는 본문이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 항목을 구분하여 표시한다. |
| 3. | 결문은 발신명의, 수신자란(수신기관이 2개 이상일 경우에 해당), 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위명과 성명, 전결(대결)여부, 결재일, 문서 생산 등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 우편번호, 주소, 홈페이지 주소, 전화번호, 모사전송번호, 기안자의 공식 전자우편주소, 공개여부로 한다. 결재일은 최종결재권자 성명란 상단에 "월/일"의 방식으로 표시하며 시행일자는 결재일과 동일한 날짜를 "(YYYY.MM.DD.)"의 방식으로 표시한다. 시행문을 접수하는 경우에는 접수란에 접수등록번호와 함께 접수하는 날짜를 "(YYYY.MM.DD.)"의 방식으로 표기한다. 전결(대결)의 경우, 전결권자(대결권자)의 성명란 상단에 "전결(대결)"을 표기한다. |
